UPB & Partner.
Die Wissensvermittler.

Unsere Toolbox

Hier halten wir einige kleine, aber nützliche Tools für Sie zum Download bereit.

Das meiste davon werden Sie wahrscheinlich in ähnlicher oder besserer Form bereits selbst nutzen. Dann sollten Sie auch ruhig weiterhin davon Gebrauch machen. Diese Tools sind schließlich auf Sie maßgeschneidert und Sie sind in ihrem Gebrauch geübt. Aber vielleicht finden Sie ja doch das eine oder andere Tool, das Sie verwenden können.

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen kostenfrei einige Beispiele zur Verfügung. Auf Anfrage senden wir Ihnen aber auch gern die Langfassung, ergänzende Infos oder die Originaldatei per Email zu.

Aus rechtlichen Gründen müssen wir Ihnen nun die Nutzungsbedingungen vorstellen.

Nutzungsbedingungen

Mit dem Download bzw. der Anfrage über unsere Kontaktadresse erklären Sie sich mit folgenden Bedingungen einverstanden:

1.Die Bereitstellung unserer Tools erfolgt auf völlig freiwilliger Basis und nach eigenem Ermessen. Ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht.

2. Sie verwenden die Tools ausschließlich auf eigene Gefahr. Wir haben die Tools in angemessener Weise auf Fehler- und Virenfreiheit geprüft. Die Möglichkeit von Mängeln, welcher Art auch immer, lässt sich jedoch nie ganz ausschließen. UPB übernimmt daher keinerlei Haftung für solche Mängel deren eventuelle Folgewirkungen, sowie für unsachgemäßen oder rechtswidrigen Gebrauch.

2. Sie sind damit einverstanden, die Tools nur für den eigenen Gebrauch (privat oder im eigenen Unternehmen) zu nutzen. EIne Weitergabe an Dritte außerhalb Ihres eigenen Unternehmens ist grundsätzlich untersagt und bedarf der vorherigen Zustimmung der UPB. Ausnahme: Tools, die nicht von UPB selbst produziert wurden. Hier gelten die Bedingungen des Herstellers.

Doch nun wollen wir Ihnen unsere kleine Tool-Sammlung kurz vorstellen.

1. Die Excel-gestützte To-Do Liste.

Kennen Sie das? Ihre Arbeitsbelastung hat eine neue Dimension erreicht. Neben Routineaufgaben müssen Sie immer mehr Kundenanfragen bearbeiten, an Projekten mitwirken oder Kollegen unterstützen. Doch die vielen kleinen Post-its, die Papieraufgabenliste und die kleinen Notizen im Kalender helfen irgendwie auch nicht mehr so recht, den Überblick zu behalten, die Aufgaben zu priorisieren und zu sortieren?

Hierfür haben wir unsere UPB-To-Do-Liste.

MIt ein paar Makro-Buttons können Sie die To-Do-Liste schnell nach Terminen, Prioritäten oder Erledigungsstand sortieren. So sollten Sie schnell den Überblick über Ihre wichtigsten Aufgaben zurückgewinnen!

Hier können Sie sich das PDF-Beispiel zur Ansicht herunterladen.

Download To-Do-Liste (PDF-Ansicht)

Das Original ist eine einfache, automatisch sortierfähige Excel-Tabelle mit einer zweckmäßigen Struktur. Wenn Sie den Anfragelink anklicken, schreiben Sie uns bitte per Email nur kurz unter der Überschrift: "UPB To-Do-Liste bitte zusenden" Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Wir senden Ihnen dann in den nächsten Tagen die Excel-Datei zu.
Achtung: Die Datei enthält Makros. Makros können die Sicherheit Ihres Rechners gefährden, daher sind sie in den MS Office-Produkten oft deaktiviert. Zur Makro-Sicherheit und zur Aktivierung von Makros wenden Sie sich bitte an eine IT-Fachkraft.

Email-Anfrage zur Excel (Original-) To-Do-Liste

2. Das Projekt Gantt-Chart.

Ein Gantt-Chart (Kein Tippfehler!), ist eine grafische Darstellung einer Anzahl unterschiedlicher Aktivitäen, die auf ein gemeinsames Ziel gerichtet sind und untereinander durch verschiedenste Abhängigeiten miteinander verknüpft sind. Herr Gantt war ein amerikanischer Unternehmer, der zu Zeiten des US-Bürgerkriegs erstmalig das nach ihm benannte Darstellungsschema entwickelte.

Wenn Sie Projektleiter sind oder ein komplexes Vorhaben planen müssen, dann ist ein solches Gantt-Chart meist sehr hilfreich.

Hier können Sie sich ein den Auszug eines PDF-Gantt-Charts zur Ansicht herunterladen (am Beispiel eines Umzugsprojekts).

Download PDF-Gantt-Chart

Wir selbst nutzen die kostenlose Software zur Erstellung von Gantt-Charts sehr gern für kleinere Projekte. Sie verfügt zwar nur über einen eher begrenzten Leistungsumfang, aber sie ist fast selbsterklärend und intuitiv bedienbar. Anders als zum Beispiel MS Project ist sie gerade für Anfänger empfehlenswert und lässt sich leicht auf dem PC installieren. Auch für private Zwecke kann man diese Software recht gut nutzen. Für Profis, die große Projekte planen und überwachen müssen, ist sie allerdings nicht zu empfehlen.

Link zum Download der Gantt-Chart-Freeware

Achtung: Java muss als Voraussetzung auf Ihrem PC installiert werden, sofern nicht schon vorhanden (ist ebenfalls kostenlos im Internet verfügbar). Die ggf. nötige Java-Installation müssten Sie leider in eigener Verantwortung durchführen (ist aber nicht allzu schwer).

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es sich um ein Fremdprodukt handelt, für dessen Funktion, Mängelfreiheit und (kostenlose) Verfügbarkeit wir keinerlei Gewähr übernehmen.

3. Ihre elektronische Ablagestruktur.

 
Natürlich gibt es schon Unternehmen, die ihre ganze Datenverwaltung weitgehend elektronisch, in der Cloud, mit softwaregestützter Ablagestruktur organisiert haben. Die meisten Unternehmen haben aber noch immer - und sei es nur für die ganz persönlichen Arbeitszwecke - eher individuelle Ablagesysteme für ihre eigenen Dateien und die der engsten Kollegen.

Dabei ist es hilfreich, eine systematische Struktur für die schnelle Wiederauffindbarkeit und die gemeinsame Nutzung zu entwickeln, die von allen Beteiligten intuitiv verstanden werden und hohe Akzeptanz finden. Dann findet der lästige "Weitwurf per USB-Stick oder Email" schnell ein Ende.

Wir haben Ihnen hier ein UPB-Beispiel für eine persönliche Ablagestruktur am Beispiel eines Sekretariats gestellt.

Download Ablagestruktur Sekretariat (PDF)

Ein weiteres Beispiel ist die Ablagestruktur für ein mittleres oder größeres Projekt. Wenn Sie dieses Beispiel wünschen, dann können Sie dies hier bei uns anfragen.

Email-Anfrage für Projektablagestruktur (PDF)

4. Vorlage für eine Stellenbeschreibung.

Im Personalbereich sind Stellenbeschreibungen ein häufig genutztes Arbeitswerkzeug. In vielen Fällen werden diese jedoch eher als Stellenausschreibungen "mit heißer Nadel" erstellt, und am Ende sind sie nicht so leicht wiederauffindbar, uneinheitlich oder veraltet. Hier kann es nützlich sein, eine gute Vorlage zu besitzen, die als Grundlage für unterschiedliche Stellenbeschreibungen, aber auch für spätere Stellenausschreibungen dienen kann.

Hier stellen wir Ihnen ein Muster für eine Stellenbeschreibung (Beispiel IT Koordinator) zum Downlaod bereit.

Download Muster Stellenbeschreibung (IT Koordinator)

5. Beispiel für eine Unternehmensrichtlinie.

 

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße reichen Rundschreiben und Arbeitsanweisungen der Geschäftsleitung per Email nicht mehr aus. Hier sind einfache, verständliche Unternehmensrichtlinien von Vorteil. In ihnen werden die Zielsetzung, der Aufgabenbereich, die Zuständigkeiten und die wichtigsten Abläufe eines bestimmten Unternehmensbereichs verständlich und verbindlich geregelt. Sie bilden oft die Grundlage für Arbeitshandbücher oder Prozess-Flow-Charts. Häufig werden die Richtlinien vom Organisationsbereich erstellt (sofern vorhanden). Synonym sind folgende Begriffe gebräuchlich: Leitfaden, schriftlich fixierte Ordnung, Geschäftsordnung, Regelung zum XXX-Bereich etc.

Leider beobachten wir in der Praxis häufig, dass dieses wertvolle Instrument entweder nicht vorhanden, unzweckmäßig oder veraltet ist oder nicht genutzt wird. Dabei kommt es gar nicht darauf an, umfangreiche Texte zu verfassen, sondern nur darauf, die wichtigsten und für alle Beteiligten verbindlichen Grundsätze in einer einfachen, manchmal tabellarischen Form verbindlich festzuhalten. So erspart man sich viele Einzelfragen, Verständnisdefizite und individuelle Auslegungen. Der damit geregelte Geschäftsprozess wird transparent, in seiner Qualität gesichert und standardisierter. Wenn die Richtlinie beachtet wird, werden die Prozessziele erreicht, die Fehlerquote sinkt, und neue Mitarbeiter können leichter eingewiesen werden.
Wir sind Fans von kurzen, knappen und zweckmäßigen Richtlinien!

Nachfolgend stellen wir Ihnen eine einfache Gliederung einer Richtlinie zum Download bereit
(UPB-eigenes Beispiel).

Download einfaches PDF-Muster (Beispiel Einkauf,Gliederung)

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, dann senden wir Ihnen aber auch gern ein konkretes Textbeispiel (Auszug aus einer Einkaufsrichtlinie) zu.

Email-Anfrage für einen Auszug aus einer Unternehmensrichtlinie (PDF, Beispiel Einkauf))