UPB & Partner.
Die Wissensvermittler.

Unsere Fachgebiete: Projektsteuerung.

Projektsteuerung - unser Spezialgebiet in der Beratung!

 

Projekte - die Kunst, Veränderungen erfolgreich zu gestalten. Sie führen Ihre Projekte durch, um für die Zukunft gewappnet zu sein. Doch nicht alle Ihre Projekte sind erfolgreich - Sie bemerken, dass einige Projekte länger dauern als geplant, höhere Kosten verursachen oder die Qualität der Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleibt. Muss das so sein? Nein. Projekte funktionieren nach bestimmten Spielregeln, deren Einhaltung entscheidend für den Erfolg eines Projektes ist.

Wir können Ihnen gerade bei diesem Thema mit mehreren Ansätzen helfen:
Beratend, als Projektmanagement-Coach oder als externer Projektmanager, prüfend, als Projekt-Auditor oder sanierend, als Begleiter einer Projektrestrukturierung. Wir helfen Ihnen aber auch gern beim Aufbau eines Systems, mit dem Sie selbst Ihre Projekte beaufsichtigen und steuern können, so dass sich Zielverfehlungen auf ein menschenmögliches Minimum reduzieren.

Wir können Sie bei folgenden Projektthemen unterstützen:

• Projektmanagement von Einzelprojekten
• Projektportfoliomanagement, d.h. das Aufsetzen und die erfolgreiche Überwachung aller Projekte in einem Unternehmen oder Geschäftsbereich
• Projektanalyse und Projektsanierung

Was sind die Themen?

Projektmanagement

Projekte sind dazu da, um notwendige Veränderungen umzusetzen. Ein Projekt ist eine besondere Organisationsform für ein einmaliges Vorhaben, um in einem begrenzten Zeitraum nützliche Ergebnisse mit der gewünschten Qualität und innerhalb eines dafür vorgesehenen Budgets zu erreichen.
Das Projektmanagement ist der Prozess, mit dem die Pläne und Vorgaben für das gesamte Projekt festgelegt, der Projektfortschritt gemessen und die gesamte Projektarbeit gesteuert wird.

Gebiet 1:	Projektgrundlagen Projektauftrag / Business Case
Gebiet 2:	Projektleitung Projektmanagement, Projektorganisation, Projektplanung, Meilensteine, Zeitmanagement, Kommunikation und Berichterstattung, Qualitätsmanagement, Kostenmanagement, Personalmanagement, Einkaufsmanagement
Gebiet 3:	Projektergebnisse Fachkonzepte, Testpläne, Prototypen etc.

Folgende Fragestellungen können sich dazu ergeben:

• Sind Inhalte, Umfang, Medium und Struktur des Business Case angemessen bzw. wurde der Business in angemessener Weise geprüft und freigegeben?
• Hat des Projekt Zeitverzug, Budgetüberschreitungen oder weist es Mängel in der Qualität der Ergebnisse auf?
• Ist das Projektmanagement geeignet, das Projekt in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualität der Ergebnisse plangemäß ins Ziel zu steuern? Sind die o. g. Gebiete des Projektmanagements entsprechend einer "Best-Practice"-Methode zweckmäßig und effizient organisiert?
• Entsprechen die Ergebnisse dem Plan, sind die Ergebnisse gesetzes- und regelkonform sowie nutzbar für die Projektbeteiligten?

Projektportfoliomanagement

Projektportfolios werden aus den strategischen Unternehmenszielen abgeleitet. Neben dem professionellen Management der Einzelprojekte kommt es darauf an, dass nur Ziel führende Projekte, mit eindeutig definiertem Auftrag und in koordinierter Weise aufgesetzt werden. Damit sind zahlreiche Themengebiete verbunden:

• Strategische Projektplanung, Abhängigkeitenanalyse, Genehmigungsprozess für Projekte, Berichterstattung, Nutzenmessung, Risikomanagement, Entscheidungsmanagement, Nutzenkontrolle und –nachschau
• Leitlinien, Standards und Methoden für erfolgreiches Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement

Folgende Fragestellungen können sich dazu ergeben:

• Werden nur nützliche Projekte aufgesetzt?
• Sind Abhängigkeiten der Projekte untereinander angemessen berücksichtigt?
• Sind Fortschrittsberichte aussagekräftig und vermitteln ein klares Bild vom Projektstand? Können auf dieser Grundlage Entscheidungen getroffen werden?
• Gibt es Standards mit klaren Vorgaben und Vorlagen, die sicherstellen, dass Projekte nach Best Practice Projektmanagement-Methoden geführt werden?
• Kümmert sich jemand um die Bereitstellung und Verbreitung der Standards?
• Sind die Standards (Projekthandbücher z.B.) angemessen und werden sie angewendet?
• Gibt es einen systematischen Prozess zur Qualifizierung, geeigneter und erfahrener Projektleiter?

Projektanalyse und Projektsanierung

Wenn Projekte Veränderungen einleiten, um die Zukunft zu sichern, dann gehören sie fraglos mit zu den wichtigsten strategischen Maßnahmen jedes Unternehmens.
Dennoch scheitern viele Projekte, indem sie ihre Ziele nicht mit der geplanten Qualität, nicht im festgelegten Zeitrahmen und im bereit gestellten Budget, oder sogar überhaupt nicht erreichen.

Ist die Situation dann einmal verfahren, dann stellen sich meist eine ganze Reihe von Fragen: Soll das Projekt so weitergeführt werden wie bisher oder bedarf es einer Reorganisation? Muss ggf. der Projektleiter ausgewechselt  werden? Sind die Ziele überhaupt noch erreichbar? Dabei fühlen sich die Verantwortlichen angesichts der Vielzahl von Informationen und Rahmenbedigungen nicht selten hilflos, denn es ist nicht leicht, sich einen guten Überblick über den Stand eines komplexen Projekts zu verschaffen.

Doch die unabdingbare Transparenz lässt sich herstellen. Mit einer Projektrevision können eventuelle Mängel im Business Case oder im Projektmanagement systematisch aufgedeckt werden. Dabei greift UPB auf den Standard Nr. 4 des Deutschen Instituts für Interne Revision zurück. Herr Düsterwald hat diesen Standard initiiert und maßgeblich mitentwickelt. Auf dieser Basis können erfahrene Projektrevisoren klare Aussagen zum Projektstatus treffen, so dass die richtigen Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können. Projekte müssen nicht scheitern!

Wie können wir Ihnen dabei helfen?

Audits

Wir analysieren Ihre Projekte und das Portfoliomanagement im Hinblick auf Verbesserungspotentiale, priorisieren die Ergebnisse und geben konkrete Empfehlungen zur Verbesserung ab. Für Einzelprojekte greifen wir auf den Prüfungsstandard Nr. 4 des Deutschen Instituts für Interne Revision (DIIR) zurück. Das Portfoliomanagement analysieren wir mit Hilfe des "Leitfadens zur Prüfung des Projektsteuerungssystems".

Beratung

Wir beraten Sie bei allen Themen der Projektsteuerung und erarbeiten Lösungen zur Optimierung. Wenn nötig, erarbeiten wir ein komplettes Fachkonzept für die Soll-Abläufe und einen Fahrplan zur Implementierung. Wenn Sie es wünschen, helfen wir Ihnen auch bei der Umsetzung.

Implementierung

In der Implementierungsphase beraten wir Sie zu den fachlichen Detailfragen, oder wir unterstützen Sie bei den Spezifikationen für eine DV-Lösung. Wir beraten Sie im Rahmen der fachlichen Qualitätssicherung oder helfen Ihnen bei der Erstellung eines Projektplans. Gern unterstützen wir aber auch Ihre Projektleitung während der gesamten Umsetzungsphase.

Welchen Vorteil haben Sie davon?

• Ihre Projekte und deren Erfolgschancen werden transparent. Bei Fehlentwicklungen bekommen Sie klare Empfehlungen zur Verbesserung des Projektmanagements oder des Projektportfoliomanagements.
• Der Turnaround stellt sich ein: Das Projektmanagement einzelner Projekte verbessert sich, so dass die Projektkosten nicht weiter überdurchschnittlich zunehmen, der verbleibende Zeitrahmen bis zum Projektende sich verkürzt und die gewünschte Qualität wieder erreicht werden kann.
• Ihre Projektleitung wird mit umfangreichen Erfahrungen unterstützt und entlastet.
• Zukünftige Projekte werden standardisierter und professioneller geplant und organisiert. DieErfolgschancen Ihrer Projekte verbessern sich deutlich, Kosten- und Zeitvorgaben werden eingehalten und die Ergebnisse entsprechen den zu Beginn festgelegten Anforderungen.
• Projektmitarbeiter/innen sind motivierter und können früher zu ihren Regelaufgaben zurückkehren.