Unsere Fachgebiete: Geschäftsprozesse.
Geschäftsprozesse
Sie sind gut aufgestellt. Ihr Unternehmen floriert. Aber in bestimmten Bereichen haben Sie das Gefühl, dass es noch besser laufen könnte. Ihr Einkaufsprozess ist zu teuer und zu langsam?
Oder Ihre Auftragsabwicklung ist durch starkes Wachstum inzwischen unübersichtlich geworden, Kundenreklamationen häufen sich? Ihre Finanzbuchhaltung kommt mit den aktuellen Anforderungen nicht mehr mit?
Wir können Ihnen bei den folgenden Geschäftsprozessen helfen:
- Einkauf & Vertragsmanagement
- Auftragsmanagement & Auftragscontrolling
- Finanzbuchhaltung & Berichterstattung
- Interne Revision
Was sind die Themen?
Einkauf
Bedarfsanmeldung und Beschreibung der Anforderungen an Dienstleistungen und Produkte, Ausschreibungen und Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen, Vertragsabschluss, Vertragsabwicklung und Qualitätskontrolle, Reklamationsmanagement, Bezahlungsvorgänge, Vertragsarchivierung und Dokumentation, Lieferantenbewertung
Folgende Fragestellungen können sich dazu ergeben:
- Ist die Aufbauorganisation des Einkaufs angemessen?
- Ist die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und dem Einkauf eindeutig geregelt?
- Sind Vollmachten, Rechte und Pflichten festgelegt und werden diese Regeln eingehalten?
- Wird zügig, günstig und bedarfsgerecht eingekauft?
- Ist sichergestellt, dass nur bei zuverlässigen und kostengünstigen Lieferanten eingekauft wird?
- Sind die Verträge standardisiert und regelkonform geschlossen?
- Wird die vertraglich vereinbarte Lieferung angemessen geprüft?
- Gibt es ein angemessenes Verfahren für Großeinkäufe oder Projektaufträge?
Auftragsmanagement
Auftragsannahme, Auftragsdatenpflege, Auftragsplanung und -vorbereitung, Auftragsabwicklung, Materialentnahme, Stundenerfassung, Qualitätssicherung, Rechnungsstellung, Auftragscontrolling
Folgende Fragestellungen können sich dazu ergeben:
- Gibt es eine aktuelle und aussagekräftige Übersicht über den Stand aller offenen Aufträge?
- Ist sichergestellt, dass nur für den Auftrag benötigtes Material das Lager verlässt und auftragsbezogen verwendet wird?
- Werden geleistete Arbeiten angemessen dokumentiert und ihre Qualität überwacht?
- Wird die Erwartungshaltung des Kunden erfüllt und erbringen die Kunden ihre Mitwirkungsleistungen?
- Wird der Zeit- und Materialverbrauch zeitnah und zuverlässig erfasst?
- Kann die Profitabilität der einzelnen Aufträge zeitnah ausgewertet werden?
- Wird die Auftragsabwicklung mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt?
- Werden die Rechnungsstellung und der Zahlungseingang angemessen kontrolliert?
Finanzbuchhaltung
Aufbauorganisation der Finanzbuchhaltung, Hauptbuch, Kontenrahmen, Debitoren- Kreditoren und Personalbuchhaltung, Reporting und Kostenrechnung, Kostenstellen- Kostenträger- und Kostenartenrechnung, Liquiditätsplanung, Projektcontrolling, Beteiligungscontrolling
Folgende Fragestellungen können sich dazu ergeben:
- Ist die Aufbauorganisation der Finanzbuchhaltung angemessen?
- Sind Vollmachten in der FiBu angemessen geregelt und werden sie eingehalten?
- Ist der Buchhaltungsprozess effizient und weitgehend automatisiert?
- Sind die IT-Systeme der FiBu modern und leistungsfähig?
- Gibt es einen angemessenen Kontenrahmen, geeignete Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger?
- Werden Geschäftsvorfälle zeitnah und fehlerfrei gebucht?
- Werden das Vier-Augen-Prinzip, das Transparenzprinzip, das Mindestinformationsprinzip oder das Funktionstrennungsprinzip beachtet?
- Sind die Daten im Geschäftsbericht nachvollziehbar konsolidiert?
Interne Revision
Interne Abläufe und Organisationsstrukturen, gesetzliche Vorgaben, Risiken und Kontrollen der Geschäftsprozesse (Internes Kontrollsystem), Führung und Überwachung, Prüfung und Berichterstattung über eventuelle Fehlentwicklungen, forensische Untersuchungen, Auftrag und Ausgestaltung einer Internen Revision
Folgende Fragestellungen können sich dazu ergeben:
- Haben wir ein angemessenes und wirksames Internes Kontrollsystem in allen Geschäftsbereichen?
- Benötigen wir eine Interne Revision, die die Geschäftsabläufe und ihre Kontrollen regelmäßig und mithilfe des risikoorientierten Prüfungsansatzes prüft?
- Sind der Auftrag, die Organisation und der Umfang dieser Revision im Hinblick auf die Zielsetzung angemessen und wirksam ausgestaltet?
- Ist die Interne Revision unabhängig und frei von fachfremden Sonderaufgaben und direkt der Geschäftsleitung unterstellt?
- Ist die Interne Revision angemessen mit Sachmitteln und Personal ausgestattet und hat ein uneingeschränktes Informationsrecht?
- Ist die Zusammenarbeit mit anderen Stellen klar und eindeutig geregelt?
- Führt die Arbeit der Internen Revision zu nachhaltigen Verbesserungen der Geschäftsabläufe?
- Entspricht die Arbeit der Internen Revision den Grundsätzen des IPPF (International Professional Practice Framework)?
Wie können wir Ihnen dabei helfen?
Audits
Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse im Hinblick auf Verbesserungsmöglichkeiten, bewerten die Signifikanz der Themen und geben zu jedem einzelnen Thema konkrete, umsetzbare Empfehlungen zur Verbesserung ab.
Consulting
Wir beraten Sie bei allen Themen des jeweiligen Geschäftsprozesses und erarbeiten Lösungen zur Optimierung. Wenn nötig, erstellen wir mit Ihnen ein komplettes Fachkonzept für die Abläufe und einen Fahrplan zur Implementierung. Wenn Sie es wünschen, helfen wir Ihnen anschließend bei der Umsetzung des Sollkonzepts.
Implementierung
In der Implementierungsphase beraten wir Sie zu den fachlichen Detailfragen, oder wir unterstützen Sie bei den Spezifikationen für eine DV-Umsetzung. Wir beraten Sie im Rahmen der fachlichen Qualitätssicherung oder helfen Ihnen bei der Erstellung des Projektplans. Gern unterstützen wir aber auch Ihre Projektleitung während der gesamten Umsetzungsphase.
Welchen Vorteil haben Sie davon?
- Sie bekommen eine erfahrene, zweite Meinung und erkennen Verbesserungspotentiale.
- Sie erhalten klare, umsetzbare Empfehlungen zur Hebung der Potentiale. Wenn nötig, in einem umfassenden Fachkonzept.
- Sie bekommen einen realistischen Projektplan mit Meilensteinen und fest definierten Ergebnistypen.
- In der Umsetzungsphase werden Sie in allen Punkten unterstützt, die Ihnen Schwierigkeiten bereiten. Das, was Sie selbst erledigen können, überlassen wir Ihnen. Das, was wir erledigen können, übernehmen wir für Sie.
- Ihre Geschäftsprozesse sind transparent und effizient und durch bewährte Kontrollen abgesichert.
- Sie senken Ihre Kosten, erhöhen die Qualität, vermeiden Compliance-Konflikte und motivieren Ihre Kunden und Mitarbeiter.